Polityki prowadzenia działalności gospodarczej i kultura korporacyjna (G1‑1)

Pobierz
PDF
  • ESRS:
  • Polityki postępowania w biznesie i kultura korporacyjnaG1-1
    Polityki postępowania w biznesie i kultura korporacyjna

Wpływy i ryzyka w postępowaniu w biznesie

W obszarze prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowania w biznesie, zgodnie z przeprowadzoną analizą podwójnej istotności, kluczowe znaczenie mają dla nas tematy takie jak kultura korporacyjna, ochrona sygnalistów, zarządzanie relacjami z dostawcami oraz przeciwdziałanie korupcji. Analiza wskazuje zarówno na istotne oddziaływania, jak i na ryzyka, które wymagają odpowiedniego zarządzania w Grupie Kapitałowej.

  • Oddziaływania związane z kulturą korporacyjną obejmują działania na rzecz odpowiedzialnego prowadzenia biznesu, uwzględniające interesy pracowników, społeczeństwa i środowiska. W obszarze ochrony sygnalistów kluczowe jest zapewnienie poufności i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń, co sprzyja budowie transparentności i zaufania.
  • Ryzyka dotyczą m.in. zarządzania relacjami z dostawcami, gdzie brak zgodności z wymogami, takimi jak odporność operacyjna (np. DORA), może prowadzić do przerw w działalności. Dodatkowo ryzyko występuje w obszarze korupcji, gdzie brak skutecznych działań może narazić organizację na straty reputacyjne i finansowe.

Obszar dotyczący wpływów politycznych i działalności lobbingowej (G1-5) nie został uznany za istotny w analizie podwójnej istotności, ponieważ Grupa Kapitałowa nie prowadzi działalności polegającej na finansowaniu partii politycznych, angażowaniu się w lobbing czy podejmowaniu innych działań mających na celu wywieranie wpływu politycznego. W konsekwencji, ujawnienia w tym zakresie nie mają zastosowania do naszej działalności.

Polityki dotyczące postępowania w biznesie

  • ESRS:
  • Polityki przyjęte w celu zarządzania istotnymi kwestiami związanymi ze zrównoważonym rozwojemMDR-P
    Polityki przyjęte w celu zarządzania istotnymi kwestiami związanymi ze zrównoważonym rozwojem

Ład korporacyjny w Grupie Kapitałowej określa zasady działania organów i kluczowych systemów oraz procesów, kształtuje adekwatne relacje z akcjonariuszami Banku, klientami i pozostałymi interesariuszami. Przyjęte zasady budują zaufanie rynku do Grupy Kapitałowej oraz pośrednio wspierają zrównoważony rozwój i wiarygodność krajowego rynku kapitałowego. Szczególny nacisk kładziemy na profesjonalizm i profil etyczny osób wchodzących w skład organów zarządzających i nadzorujących oraz na przejrzystość i najwyższą staranność w działaniu.

W Spółkach Grupy Kapitałowej ład korporacyjny opiera się na obowiązujących przepisach prawa, takich jak „Kodeks spółek handlowych” oraz „Prawo bankowe”, a także na wytycznych nadzoru, w tym „Zasadach ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych” opracowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego. W przypadku Banku kluczową rolę odgrywają także dokumenty takie jak „Dobre praktyki spółek notowanych na GPW”, „Rekomendacja Z” dotycząca zasad ładu wewnętrznego w bankach wydana przez KNF oraz „Kodeks Etyki Bankowej” Związku Banków Polskich. Te standardy i wytyczne zapewniają spójność działań, przejrzystość oraz najwyższą jakość zarządzania w ramach Grupy Kapitałowej.

Pełen opis ładu korporacyjnego Banku zamieszczony jest w rozdz. XII ”Oświadczenie o stosowaniu ładu korporacyjnego w 2024 r.

Jako Grupa Kapitałowa opracowaliśmy i wdrożyliśmy wewnętrzne regulacje, które określają zasady postępowania w działalności biznesowej. Polityki te są udostępniane pracownikom za pośrednictwem intranetu, w trakcie procesu onboardingu poprzez szkolenia oraz materiały wprowadzające, a także za pomocą wewnętrznej bazy wiedzy. Za ich wdrożenie odpowiada zazwyczaj Zarząd, a w niektórych przypadkach także Rada Nadzorcza. Wśród kluczowych dokumentów znajdują się:

Polityka kultury organizacyjnej Grupy Santander Bank Polska
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Określa wartości, zasady oraz standardy postępowania, które kształtują sposób działania Grupy Kapitałowej i jej pracowników. Za politykę odpowiada Zarząd i Rada Nadzorcza.

Adresowane IRO: Działanie w sposób odpowiedzialny i uwzględniający nie tylko interesy inwestorów i Banku, ale także oddziaływanie na pracowników, społeczeństwo i środowisko, w tym płacenie podatków. Niedotrzymanie zobowiązania do poszanowania kwestii praw człowieka ze względu na brak odpowiednich struktur zarządzania, kanałów komunikacji i skalowalności.

Grupa Kapitałowa
(z wyłączeniem spółek Stellantis)

Polityka „Szacunek i godność”
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Określa zasady przeciwdziałania mobbingowi, molestowaniu i dyskryminacji oraz promowania uczciwości w celu zapewnienia bezpiecznego i godnego środowiska pracy dla wszystkich zatrudnionych i interesariuszy

Adresowane IRO: Działanie w sposób odpowiedzialny i uwzględniający nie tylko interesy inwestorów i Banku, ale także oddziaływanie na pracowników, społeczeństwo i środowisko, w tym płacenie podatków.

Grupa Kapitałowa
(z wyłączeniem spółek Stellantis)

Generalny Kodeks Postępowania
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Definiuje standardy etyczne, zasady zgodności i odpowiedzialności, które obowiązują wszystkich pracowników, promując uczciwość, transparentność i zapobieganie konfliktom interesów w działaniach Banku.

Adresowane IRO: Działanie w sposób odpowiedzialny i uwzględniający nie tylko interesy inwestorów i Banku, ale także oddziaływanie na pracowników, społeczeństwo i środowisko, w tym płacenie podatków. Niedotrzymanie zobowiązania do poszanowania kwestii praw człowieka ze względu na brak odpowiednich struktur zarządzania, kanałów komunikacji i skalowalności.

Grupa Kapitałowa
(spółki Stellantis wdrożyły zbliżony Kodeks Postępowania dla spółek)

Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Opisuje proces identyfikacji i zarządzania konfliktami interesów, w szczególności pod kątem spełnienia wymogów określonych w przepisach prawa.

Adresowane IRO: Niedotrzymanie zobowiązania do poszanowania kwestii praw człowieka ze względu na brak odpowiednich struktur zarządzania, kanałów komunikacji i skalowalności. Ryzyko wynikające z braku odpowiednich struktur zarządzania, wewnętrznych przepisów i skalowalności w celu zarządzania i rozwiązywania kwestii ESG.

Grupa Kapitałowa
(spółki Stellantis wdrożyły własne regulacje w tym zakresie)

„Polityka przeciwdziałania łapownictwu i korupcji (Polityka ABC)”
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Określa zasady i procedury dotyczące zapobiegania nieetycznym działaniom, takim jak oferowanie, przyjmowanie lub wymaganie korzyści majątkowych czy osobistych w zamian za nadużycie stanowiska lub funkcji. Za politykę odpowiada Zarząd i Rada Nadzorcza.

Adresowane IRO: Zwalczanie wszelkich form korupcji.

Grupa Kapitałowa
(spółki Stellantis wdrożyły zbliżony Kodeks Postępowania dla spółek)

„Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing)”
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Polityka ta, wraz z wdrożoną w październiku 2024 r. “Procedurą zgłoszeń wewnętrznych (ochrona sygnalistów)”, wskazuje zasady i procedury umożliwiające bezpieczne zgłaszanie przypadków naruszeń prawa, regulacji czy standardów etycznych w organizacji, z uwzględnieniem zakazu działań odwetowych. W grudniu 2024 roku w polityce zostały wdrożone zmiany związane z otwarciem kanałów zgłaszania naruszeń na klientów i dostawców.

Adresowane IRO: Ochrona poufności informacji o sygnalistach poprzez efektywny system komunikacji, w ramach którego Bank przekazuje organom jednolite informacje poprzez solidne, ujednolicone zasady i procedury w kanałach zgłaszania nieprawidłowości. Wzrost liczby powtarzających się incydentów poprzez niewdrażanie wewnętrznych środków w celu skutecznego rozwiązywania incydentów zgłaszanych za pośrednictwem kanałów składania skarg oraz brak wdrażania ciągłych ulepszeń.

Grupa Kapitałowa
(spółki Stellantis wdrożyły własne regulacje w tym zakresie)

Polityka współpracy z dostawcami oraz outsourcingu
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Określa zasady wyboru, oceny i monitorowania dostawców, zarządzania ryzykiem oraz zgodności z regulacjami

Adresowane IRO: Polityka adresuje kwestie zarządzania stosunkami z dostawcami, w tym praktyki płatnicze oraz ryzyko wynikające z niewdrożenia rozwiązań odporności operacyjnej, związanych np. z wymogami DORA (Digital Operational Resilience Act) dotyczącymi całego łańcucha wartości.

Grupa Kapitałowa
(z wyłączeniem Santander Factoring, spółki Stellantis wdrożyły własne regulacje w tym zakresie)

„Polityka informacyjna”
Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Zakres i zasady ujawniania informacji

Grupa Kapitałowa
(z wyłączeniem Santander Factoring i spółek Stellantis, Santander Leasing wdrożył własne regulacje w tym zakresie)

Opis treści polityki Zakres podmiotowy polityki i wyłączenia
Procesowanie i weryfikacja wniosków zakupowych, zasady wyboru dostawców

Adresowane IRO: Polityka adresuje kwestie zarządzania stosunkami z dostawcami, w tym praktyki płatnicze.

Grupa Kapitałowa
(oprócz Santander Factoring oraz Santander Consumer Financial Solutions, spółki Stellantis wdrożyły własne regulacje w tym zakresie)

Działania dotyczące postępowania w biznesie

  • ESRS:
  • Działania i zasoby w odniesieniu do istotnych kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojemMDR-A
    Działania i zasoby w odniesieniu do istotnych kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem

Bank realizuje szereg działań, które wynikają z wyżej opisanych polityk i służą zapobiegania negatywnym wpływom, przyczyniania się do pozytywnych, minimalizacji ryzyk i wykorzystywania szans w obszarze postępowania w biznesie. Mają one charakter ciągły, co oznacza że będą kontynuowane i rozwijane w kolejnych latach. W poniższych podrozdziałach znajdują się szczegółowe informacje nt. inicjatyw i działań podjętych w 2024 r. w takich obszarach, jak kultura organizacyjna, ochrona sygnalistów, zarządzanie praktykami z dostawcami czy zwalczanie wszelkich form korupcji.

Nasza kultura organizacyjna

W Grupie Kapitałowej działamy zgodnie z ideą „Santander Way” określającą cel i sposoby naszego funkcjonowania. Nasze trzy wartości korporacyjne – Przyjazny, Rzetelny, Dla Ciebie – określają nasze podejście do klientów, którym oferujemy usługi finansowe, i pracowników, których zatrudniamy w spółkach Grupy Kapitałowej.

Codzienne funkcjonowanie Grupy Kapitałowej wspiera zestaw pożądanych zachowań korporacyjnych. Ich akronim „T.E.A.M.S” (z ang. zespoły) określa nasze priorytety.

  • Think customer – Myślę o kliencie
  • Embrance change – Angażuje się w zmiany
  • Act now – Podejmuje działania
  • Move together – Współpracuję
  • Speak up – Zabieram głos

Jako Grupa Kapitałowa działamy etycznie, kierując się wartościami i zasadami zapisanymi w kluczowym dla nas dokumencie, jakim jest publicznie dostępny „Generalny Kodeks Postępowania”, obowiązujący we wszystkich spółkach. Określamy w nim szczegółowo zasady etyki pracy w naszej organizacji, prezentujemy przykłady zachowań pożądanych w konkretnych sytuacjach i jasno informujemy o konsekwencjach naruszenia standardów etycznych. Normy Kodeksu adresowane są do wszystkich osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub współpracujących z nami na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym również do kadry kierowniczej najwyższego szczebla oraz członków organów zarządczych i nadzorczych Banku. Proces oceny kultury organizacyjnej jest realizowany zgodnie z założeniami „Polityki kultury organizacyjnej Grupy Santander Bank Polska”. Ocena obejmuje analizę tego, jak wartości są postrzegane w wśród kluczowych interesariuszy, w badaniu Your Voice i satysfakcji klienta.

Wybrane aspekty, których dotyczą postanowienia Kodeksu:

  1. Kultura organizacyjna – podejście „Santander Way” oraz hasło T.E.A.M.S
  2. Równe szanse i zakaz dyskryminacji
  3. Inkluzywne i pełne szacunku środowisko pracy
  4. Przeciwdziałanie konfliktom interesów
  5. Przetwarzanie informacji poufnych i danych osobowych
  6. Zachowanie w mediach i podczas wystąpień publicznych
  7. Procedury postępowania obowiązujące na rynkach papierów wartościowych
  8. Utrzymanie uczciwych i odpowiedzialnych relacji z podmiotami konkurencyjnymi
  9. Cyberbezpieczeństwo
  10. Odpowiedzialnie korzystanie z mediów społecznościowych
  11. Wiarygodność i transparentność informacji finansowych
  12. Kontrola wydatków pracowników
  13. Poszanowanie prawa własności intelektualnej i przemysłowej
  14. Sprzedaż produktów i usług bankowych
  15. Kontakty z dostawcami i pośrednikami
  16. Podarunki i zaproszenia od osób trzecich
  17. Przeciwdziałanie przestępstwom finansowym
  18. Współpraca z organami publicznymi

Wszyscy pracownicy mają obowiązek zapoznać się z treścią Kodeksu i przestrzegać go. Zasady opisane w dokumencie prezentuje się podczas szkoleń onboardingowych. Cyklicznie przypominamy je również podczas obowiązkowych szkoleń, takich jak obowiązujące w Banku szkolenie „Generalny Kodeks Postępowania. Program antykorupcyjny i zapobieganie ryzyku odpowiedzialności karnej”. Kodeks podlega corocznym przeglądom, a w 2024 roku został zaktualizowany w związku z rekomendacją KNF, zmianami regulacyjnymi oraz nowelizacją Kodeksu pracy, uwzględniając m.in. kwestie zgodności z regulacjami społecznymi i środowiskowymi oraz aktualizację zasad dotyczących zgłaszania naruszeń.

Kulturę organizacyjną Grupy Kapitałowej w 2024 roku określały również:

Mechanizmy identyfikacji, zgłaszania i badania naruszeń

W Grupie Kapitałowej wdrożyliśmy system zgłaszania naruszeń, który zapewnia możliwość raportowania naruszeń i nieprawidłowości przez interesariuszy wewnętrznych oraz zewnętrznych za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji. System ten stanowi integralny element naszej kultury organizacyjnej, wspierając przestrzeganie standardów etycznych oraz zasad odpowiedzialności społecznej i biznesowej.

  • Pracownicy mogą zgłaszać kwestie związane z m.in. naruszeniami prawa, wewnętrznych procedur czy etycznych standardów zgodnie z „Polityką zgłaszania naruszeń (whistleblowing)”. Zgłoszenia można kierować zarówno anonimowo, jak i jawnie, korzystając z aplikacji Klakson, telefonu zaufania, adresu e-mail oraz poczty tradycyjnej. Szczegóły tego procesu zostały opisane w sekcji „Nasi pracownicy”. Dodatkowo, w oparciu o zapisy “Procedury zgłoszeń wewnętrznych (ochrona sygnalistów)” zarówno pracownicy, jak i inne osoby, które wiąże z Bankiem kontekst pracy, mogą zgłaszać naruszenia prawa określone w ustawie o ochronie sygnalistów, za pośrednictwem adresu e-mail, poczty tradycyjnej lub podczas spotkania.
  • Zgłoszenia są obsługiwane zgodnie z „Polityką zgłaszania naruszeń (whistleblowing)” oraz „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych (ochrona sygnalistów)”, których postanowienia określają zasady zapobiegania konfliktom interesów na etapie wyjaśniania zgłoszonych spraw, zachowania poufności i anonimowości, braku represji oraz regularnych audytów funkcjonowania modelu zgłaszania naruszeń.
  • Klienci indywidualni mogą zgłaszać reklamacje, uwagi i problemy zgodnie z „Polityką ochrony konsumentów”: elektronicznie (przez system bankowości elektronicznej, w aplikacji mobilnej lub korzystając z formularza online), telefonicznie, osobiście w dowolnym oddziale lub placówce partnerskiej oraz listownie. Osoby niesłyszące mogą również skorzystać z możliwości wideo rozmowy z pomocą tłumacza języka migowego. Więcej na ten temat znajduje się w sekcji „Nasi klienci”.
  • Inni interesariusze mogą korzystać z adresu e-mail, zgłosić swoje uwagi i sugestie listownie, telefonicznie lub osobiście w dowolnym oddziale lub placówce partnerskiej. Więcej na ten temat znajduje się w sekcji „Dotknięte społeczności”.
  • ESRS:
  • Liczba zgłoszeń nieprawidłowości i/lub zagadnień do wyjaśnienia na „skrzynkę etyki” oraz telefon zaufania]Wskaźnik własny
    Liczba zgłoszeń nieprawidłowości i/lub zagadnień do wyjaśnienia na „skrzynkę etyki” oraz telefon zaufania]

W 2024 r. otrzymaliśmy 165 zgłoszeń na kanały whistleblowingowe (w tym na skrzynki mailowe „etyka” i „sygnalista”, listownie, poprzez aplikację oraz telefon zaufania).

Zgodnie z upoważnieniem Zarządu Banku za funkcjonowanie procedur zgłaszania naruszeń w Banku odpowiada Chief Compliance Officer, a wyznaczeni pracownicy komórki ds. zgodności są upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, a także prowadzą kwartalne raportowanie wyników przeprowadzonych postępowań do Zarządu.

Członek Zarządu zarządzający Pionem Zgodności i Przeciwdziałania Przestępczości Finansowej, co najmniej raz na pół roku informuje Prezesa Zarządu oraz Radę Nadzorczą o istotnych zgłoszeniach z kanałów whistleblowingowych. Przez zgłoszenia istotne rozumie się między innymi kwestie:

  • dotyczące określonych osób w Banku,
  • dotyczące trwałych, powtarzających się lub występujących w dużej skali nieprawidłowości w stosowaniu procedur lub realizowaniu procesów, które mogą powodować wystąpienie ryzyka odpowiedzialności Banku w sferze karnej, cywilnej albo administracyjnej lub narazić Bank na sankcje regulacyjne,
  • które zawierają informacje powodujące wysokie ryzyko reputacyjne dla Banku, Grupy Kapitałowej lub Grupy Banco Santander.

Rada Nadzorcza ocenia adekwatność i skuteczność procedur w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w roku.

System zgłaszania naruszeń w Spółkach Grupy Kapitałowej również działa zgodnie z „Polityką zgłaszania naruszeń (whistleblowing)”. Spółki dostosowały ten system do specyfiki swojej działalności i struktury. Udostępniają różnorodne kanały, takie jak aplikacje, skrzynki mailowe, telefony zaufania czy pocztę tradycyjną. Wszystkie spółki Grupy Kapitałowej dają możliwość zgłaszania naruszeń anonimowo oraz jawnie, stosują również środki ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi, prowadzą rejestry zgłoszeń i raportują wyniki postępowań wyjaśniających do organów zarządczych lub nadzorczych.

W 2024 r. kontynuowano działania edukacyjne, przygotowujące pracowników do zgłaszania naruszeń w miejscu pracy oraz działania prewencyjne, takie jak:

  • kampania komunikacyjna, propagująca etyczne postawy, kulturę „Speak up” oraz sposoby zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości,
  • działania edukacyjne Biura Etyki i Relacji dla kadry menadżerskiej obejmujące spotkania, artykuły i materiały edukacyjne służące dzieleniu się wnioskami wynikającymi ze zgłoszeń dotyczących relacji pracowniczych.
  • cykle artykułów i webinariów poświęconych naruszeniom w obszarze relacji pracowniczych, przeznaczone dla pracowników,
  • spotkania dyrektora Biura Etyki i Relacji z członkami Zarządu, celem omówienia wniosków i rekomendacji opracowanych na podstawie zgłoszeń pracowników dotyczących relacji w miejscu pracy.