Polityki prowadzenia działalności gospodarczej i kultura korporacyjna (G1‑1)

W obszarze prowadzenia działalności gospodarczej oraz postępowania w biznesie, zgodnie z przeprowadzoną analizą podwójnej istotności, kluczowe znaczenie mają dla nas tematy takie jak kultura korporacyjna, ochrona sygnalistów, zarządzanie relacjami z dostawcami oraz przeciwdziałanie korupcji. Analiza wskazuje zarówno na istotne oddziaływania, jak i na ryzyka, które wymagają odpowiedniego zarządzania w Grupie Kapitałowej.

• Oddziaływania związane z kulturą korporacyjną obejmują działania na rzecz odpowiedzialnego prowadzenia biznesu, uwzględniające interesy pracowników, społeczeństwa i środowiska. W obszarze ochrony sygnalistów kluczowe jest zapewnienie poufności i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń, co sprzyja budowie transparentności i zaufania.
• Ryzyka dotyczą m.in. zarządzania relacjami z dostawcami, gdzie brak zgodności z wymogami, takimi jak odporność operacyjna (np. DORA), może prowadzić do przerw w działalności. Dodatkowo ryzyko występuje w obszarze korupcji, gdzie brak skutecznych działań może narazić organizację na straty reputacyjne i finansowe.

Obszar dotyczący wpływów politycznych i działalności lobbingowej (G1-5) nie został uznany za istotny w analizie podwójnej istotności, ponieważ Grupa Kapitałowa nie prowadzi działalności polegającej na finansowaniu partii politycznych, angażowaniu się w lobbing czy podejmowaniu innych działań mających na celu wywieranie wpływu politycznego. W konsekwencji, ujawnienia w tym zakresie nie mają zastosowania do naszej działalności.

Ład korporacyjny w Grupie Kapitałowej określa zasady działania organów i kluczowych systemów oraz procesów, kształtuje adekwatne relacje z akcjonariuszami Banku, klientami i pozostałymi interesariuszami. Przyjęte zasady budują zaufanie rynku do Grupy Kapitałowej oraz pośrednio wspierają zrównoważony rozwój i wiarygodność krajowego rynku kapitałowego. Szczególny nacisk kładziemy na profesjonalizm i profil etyczny osób wchodzących w skład organów zarządzających i nadzorujących oraz na przejrzystość i najwyższą staranność w działaniu.

W Spółkach Grupy Kapitałowej ład korporacyjny opiera się na obowiązujących przepisach prawa, takich jak „Kodeks spółek handlowych” oraz „Prawo bankowe”, a także na wytycznych nadzoru, w tym „Zasadach ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych” opracowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego. W przypadku Banku kluczową rolę odgrywają także dokumenty takie jak „Dobre praktyki spółek notowanych na GPW”, „Rekomendacja Z” dotycząca zasad ładu wewnętrznego w bankach wydana przez KNF oraz „Kodeks Etyki Bankowej” Związku Banków Polskich. Te standardy i wytyczne zapewniają spójność działań, przejrzystość oraz najwyższą jakość zarządzania w ramach Grupy Kapitałowej.

Pełen opis ładu korporacyjnego Banku zamieszczony jest w rozdz. XII ”Oświadczenie o stosowaniu ładu korporacyjnego w 2024 r.”

Bank realizuje szereg działań, które wynikają z wyżej opisanych polityk i służą zapobiegania negatywnym wpływom, przyczyniania się do pozytywnych, minimalizacji ryzyk i wykorzystywania szans w obszarze postępowania w biznesie. Mają one charakter ciągły, co oznacza że będą kontynuowane i rozwijane w kolejnych latach. W poniższych podrozdziałach znajdują się szczegółowe informacje nt. inicjatyw i działań podjętych w 2024 r. w takich obszarach, jak kultura organizacyjna, ochrona sygnalistów, zarządzanie praktykami z dostawcami czy zwalczanie wszelkich form korupcji.

W Grupie Kapitałowej działamy zgodnie z ideą „Santander Way” określającą cel i sposoby naszego funkcjonowania. Nasze trzy wartości korporacyjne – Przyjazny, Rzetelny, Dla Ciebie – określają nasze podejście do klientów, którym oferujemy usługi finansowe, i pracowników, których zatrudniamy w spółkach Grupy Kapitałowej.

Codzienne funkcjonowanie Grupy Kapitałowej wspiera zestaw pożądanych zachowań korporacyjnych. Ich akronim „T.E.A.M.S” (z ang. zespoły) określa nasze priorytety.

Wszyscy pracownicy mają obowiązek zapoznać się z treścią Kodeksu i przestrzegać go. Zasady opisane w dokumencie prezentuje się podczas szkoleń onboardingowych. Cyklicznie przypominamy je również podczas obowiązkowych szkoleń, takich jak obowiązujące w Banku szkolenie „Generalny Kodeks Postępowania. Program antykorupcyjny i zapobieganie ryzyku odpowiedzialności karnej”. Kodeks podlega corocznym przeglądom, a w 2024 roku został zaktualizowany w związku z rekomendacją KNF, zmianami regulacyjnymi oraz nowelizacją Kodeksu pracy, uwzględniając m.in. kwestie zgodności z regulacjami społecznymi i środowiskowymi oraz aktualizację zasad dotyczących zgłaszania naruszeń.

W 2024 r. otrzymaliśmy 165 zgłoszeń na kanały whistleblowingowe (w tym na skrzynki mailowe „etyka” i „sygnalista”, listownie, poprzez aplikację oraz telefon zaufania).

Zgodnie z upoważnieniem Zarządu Banku za funkcjonowanie procedur zgłaszania naruszeń w Banku odpowiada Chief Compliance Officer, a wyznaczeni pracownicy komórki ds. zgodności są upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, a także prowadzą kwartalne raportowanie wyników przeprowadzonych postępowań do Zarządu.

Członek Zarządu zarządzający Pionem Zgodności i Przeciwdziałania Przestępczości Finansowej, co najmniej raz na pół roku informuje Prezesa Zarządu oraz Radę Nadzorczą o istotnych zgłoszeniach z kanałów whistleblowingowych. Przez zgłoszenia istotne rozumie się między innymi kwestie:

• dotyczące określonych osób w Banku,
• dotyczące trwałych, powtarzających się lub występujących w dużej skali nieprawidłowości w stosowaniu procedur lub realizowaniu procesów, które mogą powodować wystąpienie ryzyka odpowiedzialności Banku w sferze karnej, cywilnej albo administracyjnej lub narazić Bank na sankcje regulacyjne,
• które zawierają informacje powodujące wysokie ryzyko reputacyjne dla Banku, Grupy Kapitałowej lub Grupy Banco Santander.

Rada Nadzorcza ocenia adekwatność i skuteczność procedur w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w roku.

System zgłaszania naruszeń w Spółkach Grupy Kapitałowej również działa zgodnie z „Polityką zgłaszania naruszeń (whistleblowing)”. Spółki dostosowały ten system do specyfiki swojej działalności i struktury. Udostępniają różnorodne kanały, takie jak aplikacje, skrzynki mailowe, telefony zaufania czy pocztę tradycyjną. Wszystkie spółki Grupy Kapitałowej dają możliwość zgłaszania naruszeń anonimowo oraz jawnie, stosują również środki ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi, prowadzą rejestry zgłoszeń i raportują wyniki postępowań wyjaśniających do organów zarządczych lub nadzorczych.