Procesy naprawy skutków negatywnych wpływów i kanały zgłaszania wątpliwości przez własne zasoby pracownicze (S1‑3)

W Grupie Kapitałowej priorytetowo traktujemy dobro naszych pracowników i dążymy do tworzenia środowiska pracy, które jest transparentne, bezpieczne i otwarte na dialog. Świadomi potencjalnych wyzwań w dynamicznym środowisku finansowym, wdrożyliśmy kompleksowe procedury umożliwiające identyfikację, zgłaszanie oraz skuteczne rozwiązywanie problemów związanych z warunkami pracy.

W naszej Grupie Kapitałowej obowiązują „Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing)” oraz “Procedura zgłoszeń wewnętrznych (ochrona sygnalistów)”, które w Banku nadzoruje Departament Monitorowania Zgodności.

W przypadku potwierdzenia naruszeń z obszaru relacji pracowniczych podejmujemy działania, aby wyeliminować negatywne zachowania. Odpowiedzialność za przestrzeganie regulacji spoczywa na wszystkich pracownikach, co jest wzmacniane odpowiednią komunikacją i działaniami edukacyjnymi (przykładem może być obowiązkowe szkolenie elearningowe „Okazuj szacunek – bądź fair„). Zarząd Banku jest odpowiedzialny za adekwatność i skuteczność procedur zgłaszania przez pracowników naruszeń.

W Banku prowadzimy rejestr zgłoszeń, który zawiera wszystkie zgłoszenia wpływające na kanały whistleblowingowe. Pozwala to na analizowanie otrzymanych zgłoszeń, rejestrowanie działań podjętych w odpowiedzi na zgłoszenie, a także formułowanie rekomendacji rozwojowych na poziom całej organizacji.

Informacja o kanałach zgłaszania naruszeń jest szeroko dostępna w intranecie. Dodatkowo propagujemy wiedzę o kanałach zgłaszania naruszeń (poprzez szkolenia e-learningowe i artykuły w intranecie).

Jako Grupa Kapitałowa zapewniamy pracownikom możliwość zgłaszania naruszeń zarówno anonimowo, jak i jawnie, korzystając z kanałów, takich jak:

System zapewnia anonimowość zgłoszeń, ochronę tożsamości zgłaszającego oraz możliwość składania szczegółowych informacji dotyczących naruszeń, takich jak opisy zdarzeń, dowody lub inne dokumenty. W systemie wdrożono mechanizmy zapewniające ochronę pracowników dokonujących zgłoszeń:

• poufność – dane zgłaszającego są chronione na każdym etapie,
• brak represji – zakaz stosowania działań odwetowych wobec zgłaszających,
• anonimowość – możliwość składania zgłoszeń bez ujawniania tożsamości.

Wskazane wyżej kanały zgłaszania naruszeń są przeznaczone w szczególności dla osób zatrudnionych w Banku na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, w tym dla kadry kierowniczej najwyższego szczebla oraz członków organów zarządczych i nadzorczych Banku. Spółki Grupy Kapitałowej posiadają własne kanały zgłaszania naruszeń.

Pracownicy mogą również skorzystać z relacyjnego telefonu zaufania, który służy do konsultacji trudnych zdarzeń w relacjach pracowniczych. W Grupie Kapitałowej funkcjonują również związki zawodowe, do których pracownicy mogą się zgłosić z problemami, a jako Grupa Kapitałowa podejmujemy dialog ze stroną społeczną i reagujemy na zgłaszane problemy.

Zarządzanie kanałem zgłaszania nieprawidłowości w Banku koordynuje komórka ds. zgodności, a w spółkach Grupy Kapitałowej zajmują się tym dedykowane jednostki. Aby mieć pewność, że procesy zgłaszania naruszeń funkcjonują zgodnie z założeniami naszych regulacji, oceniamy funkcjonowanie kanałów whistleblowingowych za pomocą okresowych audytów wewnętrznych. Dodatkowo, podlegają one regularnemu audytowi zewnętrznemu. W Banku Biuro Etyki i Relacji analizuje zgłoszenia pracowników z obszaru relacji pracowniczych i formułuje na ich podstawie rekomendacje dotyczące potrzebnych działań prewencyjnych. Na przykład regularnie tworzy i udostępnia menedżerom materiał edukacyjny „Diagnoza środowiska pracy”, w którym dzieli się wnioskami z przeprowadzonych postępowań wyjaśniających i dostarcza wskazówek, jak zarządzać trudnymi sytuacjami pracowniczymi.