Wartości i etyka

Grupa Santander Bank Polska działa etycznie. Kluczowym, obowiązującym od 2013 roku dokumentem w tym zakresie jest publicznie dostępny „Generalny Kodeks Postępowania [pdf, 508KB]”. Określamy w nim szczegółowo zasady etyki pracy w naszej organizacji, prezentujemy przykłady zachowań pożądanych w konkretnych sytuacjach i jasno informujemy o konsekwencjach naruszenia standardów etycznych. Adresatami norm Kodeksu są wszystkie osoby zatrudnione w Banku na podstawie umowy o pracę lub współpracujące z Bankiem na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym kadra kierownicza najwyższego szczebla oraz członkowie organów zarządczych i nadzorczych Banku (dalej łącznie zwani „pracownikami”).

Wszyscy pracownicy mają obowiązek zapoznać się z treścią Kodeksu i przestrzegać go. Zasady opisane w dokumencie prezentuje się podczas szkoleń onboardingowych. Cyklicznie przypominamy je również podczas obowiązkowych szkoleń, takich jak obowiązujące w Banku szkolenie „Generalny Kodeks Postępowania”, „przeciwdziałanie korupcji i zapobieganie ryzyku odpowiedzialności karnej”.

Za opracowanie, wdrożenie oraz stosowanie „Generalnego Kodeksu Postępowania” odpowiada jednostka ds. zapewnienia zgodności Banku, którą wspiera w tym zakresie jednostka ds. zasobów ludzkich. Przestrzeganie Kodeksu nadzorują Komitet Ryzyka Regulacyjnego i Reputacyjnego, Zarząd oraz Komitet Audytu i Zapewnienia Zgodności przy Radzie Nadzorczej. Kodeks podlega corocznym przeglądom – w 2023 roku nie dokonano w nim zmian.

Jednym z obszarów uregulowanych w Kodeksie i doprecyzowanych w „Polityce zgłaszania naruszeń (whistleblowing)” jest kwestia zgłaszania przypadków naruszenia prawa i standardów korporacyjnych.

Kanały są obsługiwane wewnętrznie, jedynie w określonych sytuacjach nadesłane zgłoszenia można przekazać do zbadania przez eksperta z zewnątrz. Wszystkie przesłane informacje, w tym dane dotyczące tożsamości sygnalisty, traktowane są jako poufne. Sygnalista ma możliwość wyboru, czy zgłosić sprawę imiennie, czy anonimowo. Po wyjaśnieniu i weryfikacji zgromadzonych informacji, wobec osób, których dotyczy zgłoszenie, mogą zostać podjęte działania dyscyplinarne lub działania o innym charakterze. Wobec osób zgłaszających obowiązuje zakaz stosowania środków o charakterze represyjnym i wyciągania wobec nich jakichkolwiek konsekwencji za zgłoszenie nieprawidłowości zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Grupy. W Grupie stosuje się także dobre praktyki branżowe zebrane w „Kodeksie etyki bankowej”, opracowanym przez Związek Banków Polskich.

W Santander Bank Polska S.A., zgodnie z upoważnieniem Zarządu Banku, za funkcjonowanie procedur zgłaszania naruszeń odpowiada Chief Compliance Officer, a wyznaczeni pracownicy funkcji zapewnienia zgodności (w Pionie zgodności i przeciwdziałania przestępczości finansowej) są upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.

W zakresie komunikowania istotnych kwestii organom Banku co najmniej raz na pół roku Członek Zarządu zarządzający Pionem Zgodności i Przeciwdziałania Przestępczości Finansowej informuje – poprzez okresowe raporty – Prezesa Zarządu oraz Radę Nadzorczą o istotnych zgłoszeniach z kanałów whistleblowingowych.

Wskazane wyżej kanały zgłaszania naruszeń są przeznaczone dla osób zatrudnionych w Banku na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, w tym dla kadry kierowniczej najwyższego szczebla oraz członków organów zarządczych i nadzorczych Banku. Kanały te są także wykorzystywane przez analogiczne osoby w spółkach zależnych (Santander Factoring sp. z o.o., Santander Leasing S.A., Santander Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.).

Przykładowo, w Santander Factoring Sp. z o. o. „Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing)” – oparta na regulacjach Santander Bank Polska S.A. – uwzględnia specyfikę i strukturę organizacyjną spółki. Wdrożono m.in. specjalne formularze i aplikacje umożliwiające jawne zgłaszanie przypadków naruszenia obowiązujących przepisów oraz podejrzanych zachowań klientów, które mogą skutkować popełnieniem przestępstwa (tzw. antyfraudy).

W Santander Leasing S.A. zgłoszenia nadesłane za pośrednictwem kanałów whistleblowingowych udostępnionych przez Bank są rozpatrywane przez specjalne jednostki Banku przy współudziale Santander Leasing S.A. Skargi składane przez klientów bezpośrednio do spółki są rozpatrywane przez jej jednostki biznesowe. Santander Leasing S.A. prowadzi również rejestry przypadków naruszenia przepisów oraz zdarzeń zagrażających reputacji firmy.

W Santander Consumer Bank S.A. również funkcjonują kanały do zgłaszania naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych i zasad etycznych. Są to skrzynki mailowe oraz zewnętrzna aplikacja Sygnanet. Naruszenia mogą zgłaszać i przekazywać: obecni i byli pracownicy, kandydaci do pracy, osoby na stażach i praktykach, członkowie organów Santander Consumer Banku oraz dostawcy. Za odbieranie zgłoszeń odpowiedzialni są (w zależności od kanału zgłoszeń) albo Prezes Zarządu banku oraz wyznaczeni pracownicy i pracowniczki Departamentu Compliance albo Rada Nadzorcza lub wyznaczeni Członkowie Rady Nadzorczej.

Polityki przeciwdziałania konfliktom interesów obowiązujące w Grupie Santander Bank Polska oparte są na regulacjach wdrożonych w jednostce dominującej. „Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów w Santander Bank Polska S.A [pdf, 686KB].” precyzuje zapisy „Generalnego Kodeksu Postępowania” nakładając na wszystkich pracowników obowiązek priorytetowego traktowania interesów Grupy, klientów i innych interesariuszy, których w żadnym wypadku nie mogą podporządkowywać swoim interesom prywatnym.

Członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej Banku zapobiegają konfliktom interesów przede wszystkim przez unikanie aktywności zawodowej, która może prowadzić do ich powstania. Nie wolno im również brać udziału w rozstrzyganiu spraw w przypadku wystąpienia lub możliwości wystąpienia konfliktu interesów, który ich dotyczy. Są ponadto zobowiązani do informowania Banku o takich sytuacjach. Kwestie ewentualnego konfliktu interesów dotyczącego Członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej są badane przed ich powołaniem do tych organów oraz w ramach cyklicznych wtórnych ocen odpowiedniości.

Informacje o ocenie odpowiedniości Członków Zarządu Banku i Rady Nadzorczej przekazuje się do KNF. Zgodnie z politykami odpowiedniości członków organów Banku, przeprowadza się ponowną ocenę ilości czasu poświęcanej przez Członka Zarządu czy Rady Nadzorczej na wykonywanie obowiązków, jeśli obejmuje on dodatkową funkcję dyrektorską lub zaczyna wykonywać inne istotne rodzaje działalności, w tym politycznej. Oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej dokonuje Walne Zgromadzenie, a dokumenty są publikowane na stronie internetowej.

Ponadto Bank realizuje obowiązek informacyjny związany z ujawnieniem stanu posiadania znacznych pakietów akcji w przypadkach określonych w Ustawie o ofercie publicznej. Kwestie ujawniania konfliktów interesów ujęto również w „Regulaminie inwestowania przez Osoby Zobowiązane lub na ich rachunek w Instrumenty finansowe w Santander Bank Polska SA”. Zobowiązuje on osoby pełniące obowiązki zarządcze oraz osoby blisko z nimi związane do przekazywania do Komisji Nadzoru Finansowego oraz Banku informacji o każdej transakcji zawieranej na ich rachunek w odniesieniu do akcji Banku, instrumentów dłużnych Banku, instrumentów pochodnych lub innych powiązanych z nimi instrumentów finansowych.

Polityka ta obowiązuje w Banku i stanowi dokument referencyjny, którym inne jednostki powinny się kierować w działaniach związanych z poruszanymi w nim zagadnieniami. Spółki Grupy są zobowiązane używać tego dokumentu jako podstawy wszystkich polityk, procedur i regulaminów, które opracowują i wdrażają w przedmiotowym zakresie, dokonując jednocześnie wszelkich wymaganych zmian, by dostosować jej zapisy do lokalnych zasad, rekomendacji i poleceń wydanych przez organy nadzorcze.

Kwestie zapobiegania korupcji opisane są w obowiązującym w całej Grupie „Generalnym Kodeksie Postępowania”. Jej uzupełnieniem był „Program antykorupcyjny”, który w grudniu 2023 r. został zastąpiony przez „Politykę przeciwdziałania łapownictwu i korupcji (ABC)” aktualizującą m.in. kwestie szkoleń w tym zakresie.

W 2023 roku w Grupie nie odnotowano ani jednego przypadku korupcji, nie wszczęto też postępowań sądowych dotyczących praktyk korupcyjnych przeciwko spółkom, ani ich pracownikom.

Chcemy, aby zarówno nasze zasady antykorupcyjne, jak i nasze stanowisko w tej sprawie znane było wszystkim pracownikom Grupy, a także członkom organów zarządzających. Równolegle do informowania o procedurach w ramach standardowego procesu komunikowania regulacji wewnętrznych, organizujemy także obowiązkowe szkolenia antykorupcyjne.

W 2023 r. dla osób zatrudnionych w Grupie było dostępne szkolenie dotyczące zagadnień związanych z:

Nie gromadzimy zbiorczych danych w zakresie komunikacji procedur antykorupcyjnych partnerom biznesowym w całej Grupie. Nie gromadzimy danych w podziale na regiony.