W 2023 r. otrzymaliśmy 143 zgłoszenia na kanały whistleblowingowe (w tym na skrzynkę „etyka”, poprzez aplikację oraz telefon zaufania).
- GRI:
-
Zarządzanie tematami istotnymi (określonymi jako istotne na matrycy istotności tematów)3-3Zarządzanie tematami istotnymi (określonymi jako istotne na matrycy istotności tematów)
-
Informowanie o istotnych kwestiach 2-16Informowanie o istotnych kwestiach
-
Realizowanie zobowiązań ujętych w politykach 2-24Realizowanie zobowiązań ujętych w politykach
-
Procesy naprawcze dotyczące negatywnych oddziaływań2-25Procesy naprawcze dotyczące negatywnych oddziaływań
-
Mechanizmy zasięgania porad i zgłaszania obaw 2-26Mechanizmy zasięgania porad i zgłaszania obaw
- GPW:
-
Kodeks etycznyG-P4Kodeks etyczny
-
Mechanizm zgłaszania naruszeńG-P6Mechanizm zgłaszania naruszeń
„Generalny Kodeks Postępowania” i kanały zgłaszania naruszeń
Grupa Santander Bank Polska działa etycznie. Kluczowym, obowiązującym od 2013 roku dokumentem w tym zakresie jest publicznie dostępny „Generalny Kodeks Postępowania [pdf, 508KB]”. Określamy w nim szczegółowo zasady etyki pracy w naszej organizacji, prezentujemy przykłady zachowań pożądanych w konkretnych sytuacjach i jasno informujemy o konsekwencjach naruszenia standardów etycznych. Adresatami norm Kodeksu są wszystkie osoby zatrudnione w Banku na podstawie umowy o pracę lub współpracujące z Bankiem na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym kadra kierownicza najwyższego szczebla oraz członkowie organów zarządczych i nadzorczych Banku (dalej łącznie zwani „pracownikami”).
- Kultura organizacyjna – podejście „Santander Way” oraz hasło T.E.A.M.S.
- Równe szanse i zakaz dyskryminacji
- Inkluzywne i pełne szacunku środowisko pracy
- Przeciwdziałanie konfliktom interesów
- Przetwarzanie informacji poufnych i danych osobowych
- Zachowanie w mediach i podczas wystąpień publicznych
- Procedury postępowania obowiązujące na rynkach papierów wartościowych
- Utrzymywanie uczciwych i odpowiedzialnych relacji z podmiotami konkurencyjnymi
- Cyberbezpieczeństwo
- Odpowiedzialne korzystanie z mediów społecznościowych
- Wiarygodność i transparentność informacji finansowych
- Kontrola wydatków pracowników
- Poszanowanie prawa własności intelektualnej i przemysłowej
- Sprzedaż produktów i usług bankowych
- Kontakty z dostawcami i pośrednikami
- Podarunki i zaproszenia od osób trzecich
- Przeciwdziałanie przestępstwom finansowym
- Współpraca z organami publicznymi
Wszyscy pracownicy mają obowiązek zapoznać się z treścią Kodeksu i przestrzegać go. Zasady opisane w dokumencie prezentuje się podczas szkoleń onboardingowych. Cyklicznie przypominamy je również podczas obowiązkowych szkoleń, takich jak obowiązujące w Banku szkolenie „Generalny Kodeks Postępowania”, „przeciwdziałanie korupcji i zapobieganie ryzyku odpowiedzialności karnej”.
Zapisy Kodeksu uzupełniają dokumenty wewnętrzne Grupy:
- „Kodeks postępowania na rynkach papierów wartościowych”,
- „Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu”,
- „Polityka przeciwdziałania łapownictwu i korupcji”,
- „Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów [pdf, 686KB]”,
- „Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing)”,
- „Polityka Szacunek i godność”.
Za opracowanie, wdrożenie oraz stosowanie „Generalnego Kodeksu Postępowania” odpowiada jednostka ds. zapewnienia zgodności Banku, którą wspiera w tym zakresie jednostka ds. zasobów ludzkich. Przestrzeganie Kodeksu nadzorują Komitet Ryzyka Regulacyjnego i Reputacyjnego, Zarząd oraz Komitet Audytu i Zapewnienia Zgodności przy Radzie Nadzorczej. Kodeks podlega corocznym przeglądom – w 2023 roku nie dokonano w nim zmian.
Jednym z obszarów uregulowanych w Kodeksie i doprecyzowanych w „Polityce zgłaszania naruszeń (whistleblowing)” jest kwestia zgłaszania przypadków naruszenia prawa i standardów korporacyjnych.
![](https://esg.santander.pl/2023/wp-content/uploads/sites/17/2024/05/Frame36.jpg)
Pracownicy – również anonimowo – mogą wykorzystywać w tym celu:
-
aplikację KLAKSON
-
etyczny telefon zaufania,
-
specjalną skrzynkę mailową,
-
listy przesyłane pocztą tradycyjną na adres wskazany w regulacji wewnętrznej.
Kanały są obsługiwane wewnętrznie, jedynie w określonych sytuacjach nadesłane zgłoszenia można przekazać do zbadania przez eksperta z zewnątrz. Wszystkie przesłane informacje, w tym dane dotyczące tożsamości sygnalisty, traktowane są jako poufne. Sygnalista ma możliwość wyboru, czy zgłosić sprawę imiennie, czy anonimowo. Po wyjaśnieniu i weryfikacji zgromadzonych informacji, wobec osób, których dotyczy zgłoszenie, mogą zostać podjęte działania dyscyplinarne lub działania o innym charakterze. Wobec osób zgłaszających obowiązuje zakaz stosowania środków o charakterze represyjnym i wyciągania wobec nich jakichkolwiek konsekwencji za zgłoszenie nieprawidłowości zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Grupy. W Grupie stosuje się także dobre praktyki branżowe zebrane w „Kodeksie etyki bankowej”, opracowanym przez Związek Banków Polskich.
- GRI:
-
Liczba zgłoszeń nieprawidłowości i/lub zagadnień do wyjaśnienia na ,,skrzynkę etyki” oraz telefon zaufaniaWskaźnik własnyLiczba zgłoszeń nieprawidłowości i/lub zagadnień do wyjaśnienia na ,,skrzynkę etyki” oraz telefon zaufania
W Santander Bank Polska S.A., zgodnie z upoważnieniem Zarządu Banku, za funkcjonowanie procedur zgłaszania naruszeń odpowiada Chief Compliance Officer, a wyznaczeni pracownicy funkcji zapewnienia zgodności (w Pionie zgodności i przeciwdziałania przestępczości finansowej) są upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.
W zakresie komunikowania istotnych kwestii organom Banku co najmniej raz na pół roku Członek Zarządu zarządzający Pionem Zgodności i Przeciwdziałania Przestępczości Finansowej informuje – poprzez okresowe raporty – Prezesa Zarządu oraz Radę Nadzorczą o istotnych zgłoszeniach z kanałów whistleblowingowych.
Przez zgłoszenia istotne rozumie się między innymi kwestie:
- dotyczące trwałych, powtarzających się lub występujących w dużej skali nieprawidłowości w stosowaniu procedur lub realizowaniu procesów,
- które mogą powodować wystąpienie ryzyka odpowiedzialności Banku w sferze karnej, cywilnej albo administracyjnej lub narazić Bank na sankcje regulacyjne,
- które zawierają informacje powodujące wysokie ryzyko reputacyjne dla Banku, Grupy Santander Bank Polska lub Grupy Banco Santander.
Wskazane wyżej kanały zgłaszania naruszeń są przeznaczone dla osób zatrudnionych w Banku na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, w tym dla kadry kierowniczej najwyższego szczebla oraz członków organów zarządczych i nadzorczych Banku. Kanały te są także wykorzystywane przez analogiczne osoby w spółkach zależnych (Santander Factoring sp. z o.o., Santander Leasing S.A., Santander Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A.).
Przykładowo, w Santander Factoring Sp. z o. o. „Polityka zgłaszania naruszeń (whistleblowing)” – oparta na regulacjach Santander Bank Polska S.A. – uwzględnia specyfikę i strukturę organizacyjną spółki. Wdrożono m.in. specjalne formularze i aplikacje umożliwiające jawne zgłaszanie przypadków naruszenia obowiązujących przepisów oraz podejrzanych zachowań klientów, które mogą skutkować popełnieniem przestępstwa (tzw. antyfraudy).
W Santander Leasing S.A. zgłoszenia nadesłane za pośrednictwem kanałów whistleblowingowych udostępnionych przez Bank są rozpatrywane przez specjalne jednostki Banku przy współudziale Santander Leasing S.A. Skargi składane przez klientów bezpośrednio do spółki są rozpatrywane przez jej jednostki biznesowe. Santander Leasing S.A. prowadzi również rejestry przypadków naruszenia przepisów oraz zdarzeń zagrażających reputacji firmy.
W Santander TFI S.A. Dział Nadzoru Wewnętrznego i Compliance jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach, podejmowania działań następczych oraz zarządzania funkcjonowaniem procedur anonimowego zgłaszania naruszeń.
![](https://esg.santander.pl/2023/wp-content/uploads/sites/17/2024/05/Frame56.jpg)
W Santander Consumer Bank S.A. również funkcjonują kanały do zgłaszania naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych i zasad etycznych. Są to skrzynki mailowe oraz zewnętrzna aplikacja Sygnanet. Naruszenia mogą zgłaszać i przekazywać: obecni i byli pracownicy, kandydaci do pracy, osoby na stażach i praktykach, członkowie organów Santander Consumer Banku oraz dostawcy. Za odbieranie zgłoszeń odpowiedzialni są (w zależności od kanału zgłoszeń) albo Prezes Zarządu banku oraz wyznaczeni pracownicy i pracowniczki Departamentu Compliance albo Rada Nadzorcza lub wyznaczeni Członkowie Rady Nadzorczej.
- GRI:
-
Lista kluczowych działań i inicjatyw realizowanych w danym roku w Banku na rzecz zwiększenia wiedzy pracowników o etyce i kulturze organizacyjnej BankuWskaźnik własnyLista kluczowych działań i inicjatyw realizowanych w danym roku w Banku na rzecz zwiększenia wiedzy pracowników o etyce i kulturze organizacyjnej Banku
-
Procesy naprawcze dotyczące negatywnych oddziaływań2-25Procesy naprawcze dotyczące negatywnych oddziaływań
W 2023 r. kontynuowano działania przygotowujące pracowników do zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy, takie jak:
- kampania komunikacyjna, propagująca etyczne postawy, kulturę „Speak up” oraz sposoby zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości,
- działania edukacyjne Biura Etyki i Relacji dla kadry menadżerskiej w ramach cyklu artykułów opartych o wnioski wynikające ze zgłoszeń przekazanych kanałami whistleblowingowymi,
- cykle artykułów poświęconych dyskryminacji oraz webinarów dotyczących mobbingu, przeznaczone dla pracowników,
- spotkania dyrektora Biura Etyki i Relacji z członkami Zarządu, celem omówienia wniosków i rekomendacji przygotowanych na bazie spraw zgłoszonych przez pracowników.
Konflikty interesów
- GRI:
-
Konflikt interesu2-15Konflikt interesu
Polityki przeciwdziałania konfliktom interesów obowiązujące w Grupie Santander Bank Polska oparte są na regulacjach wdrożonych w jednostce dominującej. „Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów w Santander Bank Polska S.A [pdf, 686KB].” precyzuje zapisy „Generalnego Kodeksu Postępowania” nakładając na wszystkich pracowników obowiązek priorytetowego traktowania interesów Grupy, klientów i innych interesariuszy, których w żadnym wypadku nie mogą podporządkowywać swoim interesom prywatnym.
Zgodnie z Kodeksem pracowników oraz kierownictwo firmy obowiązują między innymi:
- zakaz specjalnego traktowania lub oferowania specjalnych warunków zatrudnienia ze względu na powiązania osobiste lub rodzinne,
- zakaz czerpania dodatkowych korzyści ze stanowiska zajmowanego w Grupie Santander Bank Polska, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie dopuszczalnych,
- zakaz uczestnictwa w zatwierdzaniu transakcji lub wpływania na transakcje z osobami powiązanymi ekonomicznie lub rodzinnie, występującymi w charakterze beneficjentów lub gwarantów.
„Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów w Santander Bank Polska S.A.” reguluje przypadki konfliktu interesów:
- pomiędzy klientami,
- pomiędzy Bankiem a jego klientami,
- wynikającego z relacji pomiędzy podmiotem zależnym a Bankiem pełniącym funkcję podmiotu dominującego,
- pomiędzy podmiotami Grupy a członkami ich organów zarządzających,
- ze znaczącymi akcjonariuszami podmiotów zależnych,
- pomiędzy Bankiem a jego dostawcami, osobami trzecimi lub głównymi partnerami biznesowymi,
- pomiędzy liniami oraz/lub jednostkami biznesowymi Banku,
- pomiędzy dwoma podmiotami zależnymi,
- pomiędzy Członkami Rady Nadzorczej lub Zarządu Banku lub pomiędzy Członkami tych organów a pozostałymi pracownikami (powstające m. in. w rezultacie relacji pozasłużbowych wynikających z pokrewieństwa lub powinowactwa),
- pomiędzy Bankiem a innymi powiązanymi stronami niż wymienione powyżej.
W Santander Bank Polska S.A. potencjalne konflikty interesów podlegają ocenie przez ekspertów z Pionu zgodności i przeciwdziałania przestępczości finansowej. Mają oni prawo zażądać określonych danych lub informacji o warunkach osobistych lub zawodowych, które mogą mieć wpływ na wykonywanie obowiązków przez pracowników i na podejmowane przez nich decyzje.
![](https://esg.santander.pl/2023/wp-content/uploads/sites/17/2024/05/Frame57.jpg)
Członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej Banku zapobiegają konfliktom interesów przede wszystkim przez unikanie aktywności zawodowej, która może prowadzić do ich powstania. Nie wolno im również brać udziału w rozstrzyganiu spraw w przypadku wystąpienia lub możliwości wystąpienia konfliktu interesów, który ich dotyczy. Są ponadto zobowiązani do informowania Banku o takich sytuacjach. Kwestie ewentualnego konfliktu interesów dotyczącego Członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej są badane przed ich powołaniem do tych organów oraz w ramach cyklicznych wtórnych ocen odpowiedniości.
Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa Bank w okresowych sprawozdaniach finansowych ujawnia interesariuszom:
- członkostwo w zarządach/radach nadzorczych innych organizacji,
- posiadanie udziałów w przedsiębiorstwach dostawców i innych interesariuszy,
- istnienie w spółce akcjonariuszy posiadających pakiet kontrolny,
- strony powiązane, relacje i transakcje z nimi, a także wymagalne należności.
Informacje o ocenie odpowiedniości Członków Zarządu Banku i Rady Nadzorczej przekazuje się do KNF. Zgodnie z politykami odpowiedniości członków organów Banku, przeprowadza się ponowną ocenę ilości czasu poświęcanej przez Członka Zarządu czy Rady Nadzorczej na wykonywanie obowiązków, jeśli obejmuje on dodatkową funkcję dyrektorską lub zaczyna wykonywać inne istotne rodzaje działalności, w tym politycznej. Oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej dokonuje Walne Zgromadzenie, a dokumenty są publikowane na stronie internetowej.
Ponadto Bank realizuje obowiązek informacyjny związany z ujawnieniem stanu posiadania znacznych pakietów akcji w przypadkach określonych w Ustawie o ofercie publicznej. Kwestie ujawniania konfliktów interesów ujęto również w „Regulaminie inwestowania przez Osoby Zobowiązane lub na ich rachunek w Instrumenty finansowe w Santander Bank Polska SA”. Zobowiązuje on osoby pełniące obowiązki zarządcze oraz osoby blisko z nimi związane do przekazywania do Komisji Nadzoru Finansowego oraz Banku informacji o każdej transakcji zawieranej na ich rachunek w odniesieniu do akcji Banku, instrumentów dłużnych Banku, instrumentów pochodnych lub innych powiązanych z nimi instrumentów finansowych.
Polityka ta obowiązuje w Banku i stanowi dokument referencyjny, którym inne jednostki powinny się kierować w działaniach związanych z poruszanymi w nim zagadnieniami. Spółki Grupy są zobowiązane używać tego dokumentu jako podstawy wszystkich polityk, procedur i regulaminów, które opracowują i wdrażają w przedmiotowym zakresie, dokonując jednocześnie wszelkich wymaganych zmian, by dostosować jej zapisy do lokalnych zasad, rekomendacji i poleceń wydanych przez organy nadzorcze.
Polityki w zakresie przeciwdziałania korupcji
- GRI:
-
Komunikacja i szkolenia poświęcone politykom i procedurom antykorupcyjnym (wskaźnik raportowany częściowo)Komunikacja i szkolenia poświęcone politykom i procedurom antykorupcyjnym (wskaźnik raportowany częściowo)
205-2
-
Potwierdzone przypadki korupcji i działania podjęte w odpowiedzi na nie205-3Potwierdzone przypadki korupcji i działania podjęte w odpowiedzi na nie
- GPW:
-
Polityka antykorupcyjnaG-P5Polityka antykorupcyjna
Kwestie zapobiegania korupcji opisane są w obowiązującym w całej Grupie „Generalnym Kodeksie Postępowania”. Jej uzupełnieniem był „Program antykorupcyjny”, który w grudniu 2023 r. został zastąpiony przez „Politykę przeciwdziałania łapownictwu i korupcji (ABC)” aktualizującą m.in. kwestie szkoleń w tym zakresie.
Wszystkie spółki naszej Grupy działają zgodnie z zasadą „zero tolerancji dla korupcji”, a wdrożone regulacje dotyczą m.in.:
- wręczania upominków i zaproszeń urzędnikom publicznym,
- upominków i zaproszeń wręczanych pracownikom,
- relacji ze stronami trzecimi,
- stosowania dodatkowych mechanizmów kontrolnych,
- kanałów do zgłaszania przypadków naruszenia zasad.
W 2023 roku w Grupie nie odnotowano ani jednego przypadku korupcji, nie wszczęto też postępowań sądowych dotyczących praktyk korupcyjnych przeciwko spółkom, ani ich pracownikom.
Chcemy, aby zarówno nasze zasady antykorupcyjne, jak i nasze stanowisko w tej sprawie znane było wszystkim pracownikom Grupy, a także członkom organów zarządzających. Równolegle do informowania o procedurach w ramach standardowego procesu komunikowania regulacji wewnętrznych, organizujemy także obowiązkowe szkolenia antykorupcyjne.
W 2023 r. dla osób zatrudnionych w Grupie było dostępne szkolenie dotyczące zagadnień związanych z:
-
„Generalnym Kodeksem Postępowania”,
-
„Programem antykorupcyjnym” / „Polityką ABC”,
-
„Wytycznymi dot. upominków i zaproszeń”,
-
„Corporate Defense”.
Wyniki realizacji działań Grupy Santander Bank Polska w zakresie komunikacji i szkoleń poświęconych politykom i procedurom antykorupcyjnym
** Pozostali menadżerowie Santander Bank Polska S.A.
*** Nie uwzględniono pracowników długoterminowo nieobecnych w pracy
Członkowie organów zarządczych Banku przeszkoleni w zakresie zwalczania korupcji / którym została zakomunikowana polityka i procedury dotyczące zwalczania korupcji
Nie gromadzimy zbiorczych danych w zakresie komunikacji procedur antykorupcyjnych partnerom biznesowym w całej Grupie. Nie gromadzimy danych w podziale na regiony.